*Administrateur ECare || Gestion des utilisateurs et des comptes clients

Tutorial création Utilisateur Client Basique

Bonjour et bienvenue dans ECare, nous espérons qu'il satisfera vos besoins.


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Ce que vous allez apprendre : Créer et configurer un utilisateur

Prérequis :

Pour commencer ce tutoriel :

Dans le cas où vous n'avez pas vérifié votre configuration client :

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A noter _ important.png

A noter : Pour "Activer Chorus", vous pouvez mettre Non si vous savez que votre client ne l'utilise pas 

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Assurez vous que tous ces droits soient cochés

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N'oubliez pas bien sûr d'enregistrer une fois que vous avez tout vérifié !

Dans le cas où vous avez vérifié votre configuration vous pouvez continuer !

Pour commencer connectez vous sur votre interface (le lien est dans le mail de confirmation que vous avez reçu)

Ensuite rendez vous dans "Clients et Utilisateurs"

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Parfait. Vous devriez donc avoir cette interface (les enseignes ici sont des enseignes de démonstration) Pour rappel, si vous n'avez rien, assurez vous d'avoir importé vos entreprises de votre ERP. (Retournez en haut de page pour y accéder)

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A noter _ important.png

A noter : Toute enseigne grisée n'a AUCUN utilisateur (c'est pour ça que vous voulez en créer un d'ailleurs). 

Cliquez sur l'enseigne à laquelle vous souhaitez créer un utilisateur (ici nous allons utiliser une enseigne de démonstration)

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Vous tombez sur la page de visualisation et création des utilisateurs :

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Cliquez sur "Ajouter un utilisateur"

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Remplissez les informations minimales (Nom, Identifiant, et Email) Ceux-ci sont OBLIGATOIRES pour une création d'utilisateur basique !

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A noter _ important.png

A noter : Vous pouvez remplir ces trois informations avec juste l'email (voir image suivante). Nous recommandons quand même d'avoir un identifiant personnalisé à l'utilisateur.

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Si vous souhaitez envoyer les identifiants directement à l'utilisateur, cochez la case "Envoyer les identifiants" située en dessous de E-mail et Téléphone. Nous recommandons de le faire si vous êtes dans le besoin d'un accès immédiat.
Dans le cas ou vous ne souhaitez pas envoyer les identifiants, nous vous expliquerons quand nous aurons crée l'utilisateur comment lui envoyer ses identifiants.

Contrôle utilisateur basique (droits avant création)

Descendez en bas de page pour avoir cette interface suivante :

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Etant donné que nous sommes dans une démarche d'utilisateur standard, par défaut il vous faut cocher ces cases suivantes :

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A noter _ important.png

A noter : Si vous savez quels droits vous voulez assigner, rien ne vous empêche de mettre les droits de votre choix.

Maintenant, remontez en haut de page et cliquez sur : Enregistrer

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Félicitations: Vous avez crée votre premier utilisateur !

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Pour résumer : Pour créer un utilisateur  par défaut (En haut à gauche sur l'interface d'administration)

  1. Clients et utilisateur
  2. Cliquez sur votre client
  3. Ajouter un utilisateur
  4. Renseigner au minimum nom,identifiant, et email
  5. Descendre en bas de page et changer les paramètres sur "Utiliser les paramètres du client"
  6. Remonter la page et cliquer sur enregistrer


A noter _ important.png

A noter : Si vous n'avez pas envoyé les identifiants par défaut, mettez votre souris sur l'utilisateur crée (menu Clients et utilisateurs), survolez le à la souris et cliquez sur modifier.

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Cochez "Envoyer les identifiant", et cliquez sur enregistrer en haut à gauche de l'écran.


Ce qu'il faut retenir.png

Pour aller plus loin : Pour voir ce que votre utilisateur est capable de faire cliquez sur la petite porte bleue. Vous pouvez voir toutes les actions de votre utilisateur et ce à quoi il a accès.(Image 1)

Et comme vous pouvez le constater votre enseigne est maintenant noire (image 2) pour indiquer qu'un utilisateur est existant chez ce client.


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Choix Adresse de facturation et de livraison

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Ce que vous allez apprendre : Choisir vos adresses de facturation et de livraison par utilisateur

Prérequis :

Partie Livraison

Allez dans :

  1. Clients & Utilisateurs
  2. Choisissez le compte client pour lequel vous voulez modifier l'adresse de facturation et/ou de livraison
  3. Cliquez sur l'utilisateur désiré
  4. Descendez en bas de page dans les paramètres avancés et cliquez sur "Livraison"

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Désélectionnez les adresses de livraison que vous ne souhaitez pas que l'utilisateur voie :

 (Dans l'exemple nous décochons les deux marqués en rouge)

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Partie Facturation

Vous n'avez pas fait la manipulation précédente

Allez dans :

  1. Clients & Utilisateurs
  2. Choisissez le compte client pour lequel vous voulez modifier l'adresse de facturation et/ou de livraison
  3. Cliquez sur l'utilisateur désiré
  4. Descendez en bas de page dans les paramètres avancés et cliquez sur "Facturation"
Vous avez pas fait la manipulation précédente

Allez dans :

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Désélectionnez les adresses de facturation que vous ne souhaitez pas que l'utilisateur voie :

 (Dans l'exemple nous décochons celle marquées en rouge)

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A noter _ important.png

A noter : Remontez en haut de page et cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos changements !


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Félicitations: Vous avez configuré correctement vos adresses de livraison 

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Pour résumer : Pour modifier l'adresse de facturation et/ou de livraison allez dans

  1. Clients & Utilisateurs
  2. Choisissez le compte client pour lequel vous voulez modifier l'adresse de facturation et/ou de livraison
  3. Cliquez sur l'utilisateur désiré
  4. Descendez en bas de page dans les paramètres avancés et cliquez sur "Facturation" ou "Livraison"
  5. Effectuez les modifications désirées
  6. N'oubliez pas de remonter en haut de page et de sauvegarder 


Si pas d'offre de prix orientation vers SMART list

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Ce que vous allez apprendre : Si aucune offre de prix est existante alors orientation du client automatique sur sa SMART List

L'idée est de simplifier au maximum l'interaction avec l'utilisateur sur le choix de ses produits.

Prérequis :

Pas à pas :

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Félicitations: Vous avez correctement orienté votre utilisateurs vers sa Smart List après son identification

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Pour résumer : Pour rediriger votre utilisateur vers sa Smart List

  1. Allez dans Clients et utilisateurs
  2. Cliquez sur l'enseigne souhaitée
  3. Cliquez sur propriétés en haut à gauche de l'écran
  4. Dans les propriétés générales, cliquez sur Page par Défaut (première ligne)
  5. Cliquez sur Smart List
  6. En haut de page cliquez sur Enregistrer

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Pour aller plus loin : Pour voir ce que va voir votre utilisateur, allez dans l'onglet "Utilisateurs en haut à gauche-milieu de l'écran". Cliquez sur "Afficher tout" et sur l'utilisateur désiré cliquez sur l'icône de la porte bleue

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Vous tomberez alors directement sur une page qui contient les articles les plus commandés :

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A noter : Si vous êtes un jour perdu et avez besoin de consulter votre Smart List à tout moment cliquez sur Smart List en haut à droite


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Je crée des accès pour une collectivité de type Chorus Pro


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Ce que vous allez apprendre : Quand vous avez un client utilisant Chorus, activer Chorus et Exiger le numéro d'engagement

Prérequis :

Pas à pas

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Félicitations: Vous avez correctement configuré les exigences pour Chorus Pro

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Pour résumer : Pour créer un utilisateur  par défaut (En haut à gauche sur l'interface d'administration)

  1. Clients et Utilisateurs
  2. Cliquez sur le compte client auquel vous souhaitez ajouter Chorus
  3. En haut à gauche cliquez sur propriétés
  4. Cliquez sur activer Chorus (Changez le non en oui)
  5. Dans le menu des propriétés cliquez sur "Propriété des commandes"
  6. Assurez vous que "Exiger le numéro d'engagement pour chaque commande est bien sur "Exiger" ici il ne l'est pas
  7. Changez en "Exiger"
  8. En haut de page à gauche cliquez sur enregistrer

 

H1 Configurer une hiérarchie Basique

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Ce que vous allez apprendre : Créer une hiérarchie de base (Un prescripteur, un contrôleur, et un valideur).

Prérequis :

Pour commencer ce tutoriel :


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A noter : Pour les termes techniques :

  • Un prescripteur passe commande qui est envoyée pour validation à un supérieur (qui peut être un contrôleur ou un valideur)
  • Un contrôleur contrôle la commande envoyée pour validation et peut la refuser ou la valider pour validation définitive au valideur
  • Le valideur valide définitivement la commande et déclenche le paiement

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A noter : Attention, même si pour l'instant ces définitions vous sont étrangères, nous verrons des spécificités, par exemple vous pouvez avoir un prescripteur qui envoie sa commande au valideur. Ou un prescripteur qui peut valider et payer lui même ses commandes


Dans notre configuration basique nous allons utiliser un exemple simple :

Un centre d'hygiène/collectivité qui à les employés suivants :

Nous allons donc créer pour chacun un utilisateur avec sa liaison hiérarchique en conséquence.

Tout d'abord créons les 3.

Dans votre tableau de bord toujours à gauche pour rappel :

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Maintenant nous voulons que notre hiérarchie se mettre en place, cliquez donc sur Eric dans la liste à gauche

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A noter : A l'heure actuelle Marie peut recevoir la commande d'Eric MAIS, peut la contrôler et valider à elle seule, ce qui dans notre exemple n'est pas ce que l'on souhaite.

De retour? Bien, allons y !

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Félicitations: Vous avez crée votre première hiérarchie basique

Ce que vous devriez obtenir

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Dans ce modèle :


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Pour résumer : Pour ajouter une liaison N+1 à n'importe quel utilisateur il faut

  1. Avoir ses utilisateurs existants ou les créer (Menu Clients et Utilisateurs)
  2. Cliquer sur son utilisateur (la liste à gauche) puis a droite sur "Ajouter une liaison à N+1"
  3. Sélectionnez son N+1
  4. Enregistrez
  5. Répétez pour chaque utilisateur


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A noter : Vous pouvez aussi repartir avec des droits N-1 c'est la même manoeuvre que N+1 mais en N-1 dans notre exemple nous aurions commencé par Jean ajout de Marie en N-1, puis Marie avec ajout de Eric en N-1.


Ce qu'il faut retenir.png

Pour aller plus loin : Dans un tutoriel à part nous allons ajouter plus de spécificités (Par exemple deux prescripteurs, deux valideurs)

Dans un autre nous verrons comment ajouter des services spécifiques. Rassurez vous nous conserverons cet exemple.


H2 Configurer une hiérarchie avec + de valideurs prescripteurs et contrôleurs

A noter _ important.png

Attention : NE COMMENCEZ SURTOUT PAS CE TUTORIEL SI VOUS N'AVEZ PAS DE HIERARCHIE BASIQUE, reportez vous au tutoriel "Configurer une hiérarchie basique"


Ce que vous allez apprendre.png

Ce que vous allez apprendre : Configurer une hiérarchie plus complexe 

Prérequis :

Nous reprenons notre exemple de la hiérarchie basique (que vous avez complété précédemment)

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Nous allons avoir plusieurs nouveaux employés qui se rajoutent.

Gertrude va avoir comme Employé UNIQUEMENT Marc, elle va aussi être indépendante de Marie, mais soumet toute commande pour validation à Jean.

Etienne va avoir comme supérieures Marie ET Gertrude

Eric restera le seul employé de Marie

Nous allons déjà créer leurs utilisateurs (vous savez le faire maintenant)

Pour rappel :

Vous devriez obtenir ceci après avoir crée les utilisateurs

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Maintenant, nous allons ajouter les liens hiérarchiques à Gertrude.

Pour rappel : Gertrude dans notre exemple va avoir comme Employé UNIQUEMENT Marc, elle va aussi être indépendante de Marie, mais soumet toute commande pour validation à Jean.

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On obtient donc ceci :

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Maintenant il faut ajouter les liaisons à Marc :

Pour Rappel : Marc n'aura pour supérieur que Gertrude !

Vous obtiendrez alors ceci :

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Marc et Eric envoient leurs commandes à leurs chefs Marie et Gertrude qui elles les envoient à Jean

Maintenant occupons nous de Etienne (que nous n'allons pas laisser tout seul)

Pour Rappel : Etienne va avoir comme supérieures Marie ET Gertrude

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Et vous obtiendrez ceci.
Etienne envoie donc une commande, qui peut être contrôlée par Gertrude OU Marie, qui elles les envoient à Jean pour validation finale.

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Félicitations: Vous avez crée plusieurs prescripteurs et contrôleurs !

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Pour résumer : Pour une arborescence plus complexe vous devez

  1. Créer vos utilisateurs
  2. Leur attribuer les liaisons N+1 et N-1


Ce qu'il faut retenir.png

Pour aller plus loin : On peut ajouter un Comptable dans notre hiérarchie, appelons le Jacques.


Et voici ce qu'on obtient

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Ce qui veut dire que Jacques comme Jean, reçoit les commandes pour validation et peut les valider de son côté.

H3 Configurer une hiérarchie avec des Services

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Ce que vous allez apprendre : Ajouter des services et les attribuer aux utilisateurs concernés

A quoi ça sert ?

Prérequis :

Pour commencer ce tutoriel :


Ici nous allons reprendre notre exemple de hiérarchie avec plus de valideurs/prescripteurs/contrôleurs

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Nous allons créer les employés suivants

Une fois les utilisateurs crée on leur ajoute les droits suivants :

Pour rappel : Cliquez sur l'utilisateur à gauche dans la liste et N+1 ou N-1 à droite. Sélectionnez ses supérieurs hiérarchiques et cliquez enregistrer.

On obtient donc ceci :

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Maintenant nous allons créer les départements suivants :


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A noter : Si vous avez vos utilisateurs qui se retrouvent pèle-mêle comme ceci, cliquez sur "Afficher tout"

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Vous obtiendrez ceci (et c'est mieux à revoir :) )

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Maintenant nous allons attribuer à chaque utilisateur le service auquel il est sensé appartenir.

Nous allons prendre un utilisateur, et faire la manœuvre une fois, ça sera à vous de continuer.

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C'est à vous, répétez la même manœuvre avec tous vos utilisateurs.

Voici ce que vous obtenez une fois la manœuvre totalement effectuée

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C'est bien structuré, et visuellement plus parlant.

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Félicitations: Vous avez correctement crée et ajouté les utilisateurs à leurs services dédiés !

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Pour résumer : Pour ajouter un Service

  1. Clients et utilisateur
  2. Cliquez sur votre client
  3. Ajouter un/des utilisateur au besoin
  4. Cliquez sur Propriétés en haut à gauche
  5. Descendez en bas de page
  6. Ajoutez vos services en les nommant et leur donnant une couleur
  7. Enregistrez
  8. Modifiez chaque utilisateur avec les services désirés


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Pour aller plus loin : Nous verrons que ces services en plus d'être extrêmement bien visuellement permet aussi d'allouer des budget PAR service.

H4 Configurer une hiérarchie entre comptes clients d'une même enseigne

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Ce que vous allez apprendre : Créer et configurer une hiérarchie sur un autre compte client, dont la validation finale sera dans un autre compte client.

Prérequis :

Pour commencer ce tutoriel :

Pour rappel : Nous avons précédemment sur notre client DEMO Toulouse configuré ceci

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Maintenant, nous allons dans client et utilisateurs, nous vérifions notre enseigne

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Nous allons travailler sur la DEMO Paris.

Ce que nous allons faire :

Commençons par la création du service Cuisine : Propriétés, Ajouter un Service.

Maintenant, créons les 3 employés,

On leur attribue leurs liens hiérarchiques (Cliquez sur Yann dans la liste à gauche, et liaison N-1)


Voici ce que vous obtenez après ces manipulations

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A noter : Pour la création de votre utilisateur nous avons ajouté directement le service dans lequel il est rattaché, comme ça pas besoin de le créer et le modifier par la suite

Bien mais maintenant, nous devons attribuer à Yann une relation N+1 avec Jean (Le responsable financier de Toulouse) or Yann est sur Paris ! Et si on essaye de lui ajouter une liaison N+1 on ne voit pas Jean !

C'est normal, Jean doit être configuré pour être en faculté de recevoir la relation de Yann.

Pour y remédier :

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Et là on peut voir deux irrégularités à corriger : 

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On peut voir que Jean apparaît

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Jean est donc bien maintenant le valideur de Yann.

Donc dans le Schéma Actuel :

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A noter : Ici vous pouvez voir que la référence de Tatiana, Richard et Yann est 10000 et que Jean est 10003. La référence est la référence du Client indiquant une localité différente.

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Félicitations: Vous avez avec succès défini une relation hiérarchique avec un autre compte client entre des utilisateurs sur deux sites différents.

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Pour résumer : Pour une liaison multisites entre utilisateurs

  1. Assurez vous d'avoir vos utilisateurs
  2. Allez sur le supérieur du compte voulu
  3. Vérifiez que le valideur final est bien en Toute l'enseigne, et que l'autre compte client est bien coché. (Modifier/Bas de Page/Accès Client Enseigne)
  4. Enregistrez
  5. Allez sur l'utilisateur de l'autre site, relation N+1 et sélectionnez le valideur final et enregistrez


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Pour aller plus loin : Si Jean le veut, il peut passer commande lui même pour Paris, vu que ses droits sont répliqués.


Permettre à un client de commander pour PLUSIEURS clients !

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Ce que vous allez apprendre : Avoir un utilisateur qui peut effectuer une commande pour PLUSIEURS clients !

Prérequis :

Pour commencer ce tutoriel :

Allez dans :

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Ici nous avons choisi Paris et Toulouse.

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Félicitations: Vous avez avec succès permis à un utilisateur de commander chez plusieurs clients

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Pour résumer : Pour une liaison multisites entre utilisateurs

  1. Clients et utilisateurs
  2. Cliquez sur le compte client ayant l'utilisateur souhaité
  3. Modifier l'utilisateur en survolant avec la souris  (Stylo jaune)

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  4. Descendez en bas de page dans paramètres avancés
  5. Cliquez sur "Accès client/enseigne"
  6. Cochez les clients pour lesquels vous souhaitez que l'utilisateur soit capable de commander
  7. Remontez en haut de page et enregistrez.