*Administrateur ECare || Gestion des utilisateurs et des comptes clients
- Tutorial création Utilisateur Client Basique
- Choix Adresse de facturation et de livraison
- Si pas d'offre de prix orientation vers SMART list
- Je crée des accès pour une collectivité de type Chorus Pro
- H1 Configurer une hiérarchie Basique
- H2 Configurer une hiérarchie avec + de valideurs prescripteurs et contrôleurs
- H3 Configurer une hiérarchie avec des Services
- H4 Configurer une hiérarchie entre comptes clients d'une même enseigne
- Permettre à un client de commander pour PLUSIEURS clients !
Tutorial création Utilisateur Client Basique
Bonjour et bienvenue dans ECare, nous espérons qu'il satisfera vos besoins.
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Ce que vous allez apprendre : Créer et configurer un utilisateur |
Prérequis :
Pour commencer ce tutoriel :
- Vérifiez que vous avez bien importé vos enseignes de votre ERP. Si vous n'avez aucune entreprise apparaissant ici cliquez ici pour découvrir comment importer vos enseignes clients de votre ERP.
- Vérifiez que votre client est bien configuré par défaut.
Dans le cas où vous n'avez pas vérifié votre configuration client :
- Allez dans : Clients et utilisateurs en haut à gauche dans l'interface d'administration
- Cliquez sur le client grisé, cliquez sur Propriétés (en haut à gauche)
- Cliquez sur "Propriétés Générales"
- Vérifiez que vous avez bien ces droits appliqués
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A noter : Pour "Activer Chorus", vous pouvez mettre Non si vous savez que votre client ne l'utilise pas |
- Cliquez sur "Prise de commande"
Assurez vous que tous ces droits soient cochés
N'oubliez pas bien sûr d'enregistrer une fois que vous avez tout vérifié !
Dans le cas où vous avez vérifié votre configuration vous pouvez continuer !
Pour commencer connectez vous sur votre interface (le lien est dans le mail de confirmation que vous avez reçu)
Ensuite rendez vous dans "Clients et Utilisateurs"
Parfait. Vous devriez donc avoir cette interface (les enseignes ici sont des enseignes de démonstration) Pour rappel, si vous n'avez rien, assurez vous d'avoir importé vos entreprises de votre ERP. (Retournez en haut de page pour y accéder)
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A noter : Toute enseigne grisée n'a AUCUN utilisateur (c'est pour ça que vous voulez en créer un d'ailleurs). |
Cliquez sur l'enseigne à laquelle vous souhaitez créer un utilisateur (ici nous allons utiliser une enseigne de démonstration)
Vous tombez sur la page de visualisation et création des utilisateurs :
Cliquez sur "Ajouter un utilisateur"
Remplissez les informations minimales (Nom, Identifiant, et Email) Ceux-ci sont OBLIGATOIRES pour une création d'utilisateur basique !
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A noter : Vous pouvez remplir ces trois informations avec juste l'email (voir image suivante). Nous recommandons quand même d'avoir un identifiant personnalisé à l'utilisateur. |
Si vous souhaitez envoyer les identifiants directement à l'utilisateur, cochez la case "Envoyer les identifiants" située en dessous de E-mail et Téléphone. Nous recommandons de le faire si vous êtes dans le besoin d'un accès immédiat.
Dans le cas ou vous ne souhaitez pas envoyer les identifiants, nous vous expliquerons quand nous aurons crée l'utilisateur comment lui envoyer ses identifiants.
Contrôle utilisateur basique (droits avant création)
Descendez en bas de page pour avoir cette interface suivante :
Etant donné que nous sommes dans une démarche d'utilisateur standard, par défaut il vous faut cocher ces cases suivantes :
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A noter : Si vous savez quels droits vous voulez assigner, rien ne vous empêche de mettre les droits de votre choix. |
Maintenant, remontez en haut de page et cliquez sur : Enregistrer
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Félicitations: Vous avez crée votre premier utilisateur ! |
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Pour résumer : Pour créer un utilisateur par défaut (En haut à gauche sur l'interface d'administration)
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A noter : Si vous n'avez pas envoyé les identifiants par défaut, mettez votre souris sur l'utilisateur crée (menu Clients et utilisateurs), survolez le à la souris et cliquez sur modifier.
Cochez "Envoyer les identifiant", et cliquez sur enregistrer en haut à gauche de l'écran. |
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Pour aller plus loin : Pour voir ce que votre utilisateur est capable de faire cliquez sur la petite porte bleue. Vous pouvez voir toutes les actions de votre utilisateur et ce à quoi il a accès.(Image 1) Et comme vous pouvez le constater votre enseigne est maintenant noire (image 2) pour indiquer qu'un utilisateur est existant chez ce client. |
Choix Adresse de facturation et de livraison
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Ce que vous allez apprendre : Choisir vos adresses de facturation et de livraison par utilisateur |
Prérequis :
- S'assurer d'avoir fait l'import par votre ERP des données utilisateur
- Avoir au moins un utilisateur crée dans le compte client
Partie Livraison
Allez dans :
- Clients & Utilisateurs
- Choisissez le compte client pour lequel vous voulez modifier l'adresse de facturation et/ou de livraison
- Cliquez sur l'utilisateur désiré
- Descendez en bas de page dans les paramètres avancés et cliquez sur "Livraison"
Désélectionnez les adresses de livraison que vous ne souhaitez pas que l'utilisateur voie :
(Dans l'exemple nous décochons les deux marqués en rouge)
Partie Facturation
Vous n'avez pas fait la manipulation précédente
Allez dans :
- Clients & Utilisateurs
- Choisissez le compte client pour lequel vous voulez modifier l'adresse de facturation et/ou de livraison
- Cliquez sur l'utilisateur désiré
- Descendez en bas de page dans les paramètres avancés et cliquez sur "Facturation"
Vous avez pas fait la manipulation précédente
Allez dans :
- Cliquez sur l'onglet Factures
Désélectionnez les adresses de facturation que vous ne souhaitez pas que l'utilisateur voie :
(Dans l'exemple nous décochons celle marquées en rouge)
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A noter : Remontez en haut de page et cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos changements ! |
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Félicitations: Vous avez configuré correctement vos adresses de livraison |
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Pour résumer : Pour modifier l'adresse de facturation et/ou de livraison allez dans
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Si pas d'offre de prix orientation vers SMART list
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Ce que vous allez apprendre : Si aucune offre de prix est existante alors orientation du client automatique sur sa SMART List |
L'idée est de simplifier au maximum l'interaction avec l'utilisateur sur le choix de ses produits.
Prérequis :
- Avoir au moins une enseigne
Pas à pas :
- Allez dans Clients et utilisateurs
- Cliquez sur l'enseigne souhaitée
- Cliquez sur propriétés en haut à gauche de l'écran
- Dans les propriétés générales, cliquez sur Page par Défaut (première ligne)
- Cliquez sur Smart List
- En haut de page cliquez sur Enregistrer
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Félicitations: Vous avez correctement orienté votre utilisateurs vers sa Smart List après son identification |
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Pour résumer : Pour rediriger votre utilisateur vers sa Smart List
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Pour aller plus loin : Pour voir ce que va voir votre utilisateur, allez dans l'onglet "Utilisateurs en haut à gauche-milieu de l'écran". Cliquez sur "Afficher tout" et sur l'utilisateur désiré cliquez sur l'icône de la porte bleue
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Vous tomberez alors directement sur une page qui contient les articles les plus commandés :
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A noter : Si vous êtes un jour perdu et avez besoin de consulter votre Smart List à tout moment cliquez sur Smart List en haut à droite |
Je crée des accès pour une collectivité de type Chorus Pro
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Ce que vous allez apprendre : Quand vous avez un client utilisant Chorus, activer Chorus et Exiger le numéro d'engagement |
Prérequis :
- Avoir au moins un compte client de crée
Pas à pas
- Clients et Utilisateurs
- Cliquez sur le compte client auquel vous souhaitez ajouter Chorus
- En haut à gauche cliquez sur propriétés
- Cliquez sur activer Chorus (Changez le non en oui)
A noter : LA MANOEUVRE N'EST PAS TERMINEE NE QUITTEZ SURTOUT PAS A CE POINT LA
- Dans le menu des propriétés cliquez sur "Propriété des commandes"
- Assurez vous que "Exiger le numéro d'engagement pour chaque commande est bien sur "Exiger" ici il ne l'est pas
- En haut de page à gauche cliquez sur enregistrer
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Félicitations: Vous avez correctement configuré les exigences pour Chorus Pro |
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Pour résumer : Pour créer un utilisateur par défaut (En haut à gauche sur l'interface d'administration)
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H1 Configurer une hiérarchie Basique
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Ce que vous allez apprendre : Créer une hiérarchie de base (Un prescripteur, un contrôleur, et un valideur). |
Prérequis :
Pour commencer ce tutoriel :
- Vous devez savoir gérer les utilisateurs (création d'utilisateur basique) si ce n'est pas le cas merci de vous rediriger vers ce tutoriel : https://documentation.aswpro.com/books/gestion-des-utilisateurs/page/1-tutorial-creation-utilisateur-client-basique
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A noter : Pour les termes techniques :
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A noter : Attention, même si pour l'instant ces définitions vous sont étrangères, nous verrons des spécificités, par exemple vous pouvez avoir un prescripteur qui envoie sa commande au valideur. Ou un prescripteur qui peut valider et payer lui même ses commandes |
Dans notre configuration basique nous allons utiliser un exemple simple :
Un centre d'hygiène/collectivité qui à les employés suivants :
- Eric (Technicien de Nettoyage)
- Marie (Responsable d'Ecole)
- Jean (Gestionnaire de budget)
Nous allons donc créer pour chacun un utilisateur avec sa liaison hiérarchique en conséquence.
Tout d'abord créons les 3.
Dans votre tableau de bord toujours à gauche pour rappel :
- Clients et utilisateurs
- Ajouter un utilisateur
- Renseignez les identifiants basiques pour les 3 (ici nous ne montrons qu'un exemple) Nous mettons aussi le titre du poste purement dans notre exemple, vous êtes libre de ne pas l'écrire.
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Après avoir crée vos utilisateurs vous devriez obtenir ceci
Maintenant nous voulons que notre hiérarchie se mettre en place, cliquez donc sur Eric dans la liste à gauche
- Cliquez sur Liaison à N+1
- Ici on veut que Marie la chef laboratoire reçoive la commande passée par Eric cliquez sur la case de Marie
- Cliquez sur enregistrer
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Voici ce que vous devriez obtenir
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A noter : A l'heure actuelle Marie peut recevoir la commande d'Eric MAIS, peut la contrôler et valider à elle seule, ce qui dans notre exemple n'est pas ce que l'on souhaite. |
- Nous allons donc ajouter Jean en responsable N+1 de Marie
- Si vous vous sentez joueur, retentez la manœuvre précédente seul, nous l'expliquons à la suite, n'hésitez pas à ce point à prendre une pause si c'est trop pour vous.
De retour? Bien, allons y !
- Cliquez sur Marie dans le menu à gauche
- Nous pouvons voir que Marie est bien rattachée à Eric (manœuvre précédente) cliquez sur Liaisons à N+1 à droite
- Cliquez sur la case de Jean
- Enregistrez
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Félicitations: Vous avez crée votre première hiérarchie basique |
Ce que vous devriez obtenir
Dans ce modèle :
- Eric peut envoyer une commande (Sera contrôlée puis validée ou refusée par Marie puis Jean qui la valide ou la refuse)
- Marie peut envoyer une commande (Sera contrôlée par Jean qui la valide ou la refuse)
- Jean peut envoyer une commande (Valide lui même sa commande)
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Pour résumer : Pour ajouter une liaison N+1 à n'importe quel utilisateur il faut
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A noter : Vous pouvez aussi repartir avec des droits N-1 c'est la même manoeuvre que N+1 mais en N-1 dans notre exemple nous aurions commencé par Jean ajout de Marie en N-1, puis Marie avec ajout de Eric en N-1. |
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Pour aller plus loin : Dans un tutoriel à part nous allons ajouter plus de spécificités (Par exemple deux prescripteurs, deux valideurs) Dans un autre nous verrons comment ajouter des services spécifiques. Rassurez vous nous conserverons cet exemple. |
H2 Configurer une hiérarchie avec + de valideurs prescripteurs et contrôleurs
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Attention : NE COMMENCEZ SURTOUT PAS CE TUTORIEL SI VOUS N'AVEZ PAS DE HIERARCHIE BASIQUE, reportez vous au tutoriel "Configurer une hiérarchie basique" |
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Ce que vous allez apprendre : Configurer une hiérarchie plus complexe |
Prérequis :
- Avoir une hiérarchie basique (Au moins un Prescripteur, un Contrôleur, et un Valideur)
- Savoir faire des liaisons N+1 et N-1
Nous reprenons notre exemple de la hiérarchie basique (que vous avez complété précédemment)
Nous allons avoir plusieurs nouveaux employés qui se rajoutent.
- Etienne (Employé de cantine)
- Gertrude (Responsable de cantine)
- Marc (Employé de cantine)
Gertrude va avoir comme Employé UNIQUEMENT Marc, elle va aussi être indépendante de Marie, mais soumet toute commande pour validation à Jean.
Etienne va avoir comme supérieures Marie ET Gertrude
Eric restera le seul employé de Marie
Nous allons déjà créer leurs utilisateurs (vous savez le faire maintenant)
Pour rappel :
- Ajouter un utilisateur
- Renseigner Nom, Identifiant, et Email
Vous devriez obtenir ceci après avoir crée les utilisateurs
Maintenant, nous allons ajouter les liens hiérarchiques à Gertrude.
Pour rappel : Gertrude dans notre exemple va avoir comme Employé UNIQUEMENT Marc, elle va aussi être indépendante de Marie, mais soumet toute commande pour validation à Jean.
- On Clique donc sur Gertrude à gauche pour afficher cet écran et aller en Liaisons à N+1 (Pour ajouter Jean)
- On sélectionne Jean et on enregistre.
On obtient donc ceci :
Maintenant il faut ajouter les liaisons à Marc :
Pour Rappel : Marc n'aura pour supérieur que Gertrude !
- Cliquez sur Marc dans la liste à gauche (et Liaison N+1) vous savez faire maintenant :)
- Sélectionnez Gertrude
- Enregistrez
Vous obtiendrez alors ceci :
Marc et Eric envoient leurs commandes à leurs chefs Marie et Gertrude qui elles les envoient à Jean
Maintenant occupons nous de Etienne (que nous n'allons pas laisser tout seul)
Pour Rappel : Etienne va avoir comme supérieures Marie ET Gertrude
- Cliquez sur Etienne dans la liste à Gauche
- Sélectionnez Gertrude et marie
- Enregistrez
Et vous obtiendrez ceci.
Etienne envoie donc une commande, qui peut être contrôlée par Gertrude OU Marie, qui elles les envoient à Jean pour validation finale.
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Félicitations: Vous avez crée plusieurs prescripteurs et contrôleurs ! |
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Pour résumer : Pour une arborescence plus complexe vous devez
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Pour aller plus loin : On peut ajouter un Comptable dans notre hiérarchie, appelons le Jacques. |
- On crée Jacques
- On clique sur son nom dans la liste à gauche, on clique ensuite sur Liaisons à N-1
- On lui attribue Marie et Gertrude
Et voici ce qu'on obtient
Ce qui veut dire que Jacques comme Jean, reçoit les commandes pour validation et peut les valider de son côté.
H3 Configurer une hiérarchie avec des Services
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Ce que vous allez apprendre : Ajouter des services et les attribuer aux utilisateurs concernés |
A quoi ça sert ?
- Un confort visuel pour savoir quel utilisateur est rattaché à quels service, très utile si vous avez énormément d'utilisateurs
- Attribuer un budget pour un/ou plusieurs services. (l'attribution des budgets sera vue dans un autre tutoriel)
Prérequis :
Pour commencer ce tutoriel :
- Vous devez avoir une hiérarchie déjà crée
- Savoir gérer des utilisateurs (création et modification)
- Savoir ajouter/retirer des liaisons N+1/N-1
- Allez dans Clients et Utilisateurs
- Sélectionnez votre client
Ici nous allons reprendre notre exemple de hiérarchie avec plus de valideurs/prescripteurs/contrôleurs
Nous allons créer les employés suivants
- Marie Thérèse (Responsable Bureaux)
- Bernice (Employée Nettoyage Bureaux)
- Henry (Employé Nettoyage Bureaux)
Une fois les utilisateurs crée on leur ajoute les droits suivants :
- Henry et Bernice N-1 de Marie Thérèse
- Marie Thérèse N-1 de Jacques
Pour rappel : Cliquez sur l'utilisateur à gauche dans la liste et N+1 ou N-1 à droite. Sélectionnez ses supérieurs hiérarchiques et cliquez enregistrer.
On obtient donc ceci :
Maintenant nous allons créer les départements suivants :
- Direction
- Cantine
- Bureaux
- Ecole
- Allez dans propriétés en haut à gauche :
- Descendez en bas de page et vous pouvez voir Services :
- Ajoutez Direction et cliquez sur le carré à droite pour définir une couleur pour ce service. Ici nous avons choisi le rouge.
- Cliquez ensuite sur Ajouter Un Service
- Comme vous pouvez le voir, direction à été ajouté à la liste des services
- Maintenant, répétons la même opération pour les 3 autres services pour rappel il nous manque :
- Cantine
- Bureaux
- Ecole
- Voici ce que vous devriez obtenir
- Remontez en haut de page et cliquez sur Enregistrer
- Retournez maintenant à vos utilisateurs
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A noter : Si vous avez vos utilisateurs qui se retrouvent pèle-mêle comme ceci, cliquez sur "Afficher tout" |
Vous obtiendrez ceci (et c'est mieux à revoir :) )
Maintenant nous allons attribuer à chaque utilisateur le service auquel il est sensé appartenir.
Nous allons prendre un utilisateur, et faire la manœuvre une fois, ça sera à vous de continuer.
- Cliquez sur Eric (Pointez votre souris sur lui et cliquez sur le stylo jaune (modifier))
- Descendez en bas de page et allez dans "Divers"
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- Allez en bas de page et cliquez sur Ecole
- Remontez en haut de page et cliquez sur Enregistrer
- On peut donc voir que Eric est bien en service Laboratoire
C'est à vous, répétez la même manœuvre avec tous vos utilisateurs.
Voici ce que vous obtenez une fois la manœuvre totalement effectuée
C'est bien structuré, et visuellement plus parlant.
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Félicitations: Vous avez correctement crée et ajouté les utilisateurs à leurs services dédiés ! |
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Pour résumer : Pour ajouter un Service
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Pour aller plus loin : Nous verrons que ces services en plus d'être extrêmement bien visuellement permet aussi d'allouer des budget PAR service. |
H4 Configurer une hiérarchie entre comptes clients d'une même enseigne
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Ce que vous allez apprendre : Créer et configurer une hiérarchie sur un autre compte client, dont la validation finale sera dans un autre compte client. |
Prérequis :
Pour commencer ce tutoriel :
- Vérifiez que vous avez bien importé vos enseignes de votre ERP. Si vous n'avez aucune entreprise apparaissant ici cliquez ici pour découvrir comment importer vos enseignes clients de votre ERP.
- Savoir gérer des hiérarchies (N+1 et N-1)
- Savoir gérer des utilisateurs (Création et Modification)
- Savoir créer des services
Pour rappel : Nous avons précédemment sur notre client DEMO Toulouse configuré ceci
Maintenant, nous allons dans client et utilisateurs, nous vérifions notre enseigne
Nous allons travailler sur la DEMO Paris.
Ce que nous allons faire :
- Créer un service Restaurant
- Créer 3 employés
- Yann (Chef Restaurateur Paris)
- Tatiana (Employée Polyvalente Paris)
- Richard (Employée Polyvalent Paris)
- Leur attribuer leur liaison hiérarchique
- Tatiana et Richard avec N+1 Yann
Commençons par la création du service Cuisine : Propriétés, Ajouter un Service.
Maintenant, créons les 3 employés,
- Lors de la création après avoir renseigné Nom, Identifiant et Email
- Allez dans Divers et sélectionnez Laboratoire.
- Remontez en haut de page et enregistrez
On leur attribue leurs liens hiérarchiques (Cliquez sur Yann dans la liste à gauche, et liaison N-1)
- On lui ajoute Tatiana et Richard
Voici ce que vous obtenez après ces manipulations
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A noter : Pour la création de votre utilisateur nous avons ajouté directement le service dans lequel il est rattaché, comme ça pas besoin de le créer et le modifier par la suite |
Bien mais maintenant, nous devons attribuer à Yann une relation N+1 avec Jean (Le responsable financier de Toulouse) or Yann est sur Paris ! Et si on essaye de lui ajouter une liaison N+1 on ne voit pas Jean !
C'est normal, Jean doit être configuré pour être en faculté de recevoir la relation de Yann.
Pour y remédier :
- Allez dans votre autre client (ici Toulouse).
- Modifiez Jean (Cliquez sur lui stylo Jaune)
- Descendez en bas de page et cliquez sur Accès Client/Enseigne
Et là on peut voir deux irrégularités à corriger :
- Changez le Accéder aux autres clients de l'enseigne à "Toute l'enseigne"
- Cochez le Client manquant (ici Client Démo Paris)
- Voici ce que vous devriez voir
- Remontez en haut de page et enregistrez
- Retournez sur le client souhaité (Ici Paris)
- Cliquez sur Yann dans la liste à gauche
- Liaison N+1
On peut voir que Jean apparaît
- Cochez le et enregistrez
Jean est donc bien maintenant le valideur de Yann.
Donc dans le Schéma Actuel :
- Tatiana et Richard envoient les commandes à contrôler à Yann
- Yann contrôle et valide/refuse la commande qui est transmise à Jean sur Toulouse
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A noter : Ici vous pouvez voir que la référence de Tatiana, Richard et Yann est 10000 et que Jean est 10003. La référence est la référence du Client indiquant une localité différente. |
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Félicitations: Vous avez avec succès défini une relation hiérarchique avec un autre compte client entre des utilisateurs sur deux sites différents. |
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Pour résumer : Pour une liaison multisites entre utilisateurs
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Pour aller plus loin : Si Jean le veut, il peut passer commande lui même pour Paris, vu que ses droits sont répliqués. |
Permettre à un client de commander pour PLUSIEURS clients !
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Ce que vous allez apprendre : Avoir un utilisateur qui peut effectuer une commande pour PLUSIEURS clients ! |
Prérequis :
Pour commencer ce tutoriel :
- Avoir deux clients dans une même enseigne
- Savoir modifier un utilisateur
- Que l'utilisateur soit un valideur
Allez dans :
- Clients et utilisateurs
- Cliquez sur le compte client ayant l'utilisateur souhaité
- Modifier l'utilisateur en survolant avec la souris (Stylo jaune)
- Descendez en bas de page dans paramètres avancés
- Cliquez sur "Accès client/enseigne"
- Cochez les clients pour lesquels vous souhaitez que l'utilisateur soit capable de commander
Ici nous avons choisi Paris et Toulouse.
- Remontez en haut de page et enregistrez.
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Félicitations: Vous avez avec succès permis à un utilisateur de commander chez plusieurs clients |
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Pour résumer : Pour une liaison multisites entre utilisateurs
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